Как финансистам и бухгалтерам извлечь пользу из новых технологий | Финансовый портал
Руководители финансовых отделов не хотят отставать от моды и внедряют современные цифровые технологии. Но сразу возникает множество препятствий. Проекты затягиваются и не дают ожидаемого эффекта, потому что у руководства финансовой службы нет ясного сценария использования новых технологий, сотрудникам не хватает компетенций (либо желания использовать новые технологии) или у компании вообще нет стратегии цифровизации. Попытки применить цифровизацию к организационному беспорядку (когда накопленные данные недостоверны, а бизнес-процессы не описаны) приводят к цифровому беспорядку.
Не следует пытаться объять необъятное, а надо действовать постепенно, заручившись поддержкой сотрудников и разработав план действий. Вот четыре бизнес-процесса в финотделе и бухгалтерии, которые станут более эффективными благодаря цифровым технологиям.
1. Сбор и агрегирование данных из различных источников. Его можно поручить роботам (RPA). Робот выгрузит данные с сайтов или из корпоративных систем, преобразует в удобный формат и сохранит для дальнейшей обработки. В финансовом отделе роботы успешно выгружают и рассылают банковские выписки, делают сверки, выполняют контрольные процедуры и формируют статистические отчеты. Роботы представлены на рынке как зарубежными, так и российскими разработчиками. Имеет смысл вначале настроить робота на выполнение одного процесса, чтобы продемонстрировать его работу на практике. Стоимость одной лицензии на робота от ведущих иностранных разработчиков составляет около $6000 в год. Приобретение целесообразно, если в вашей организации достаточно рутинной работы для круглосуточной загрузки робота.
2. Подготовка управленческой отчетности. Надо очистить данные, преобразовать их в единый формат, объединить данные из различных источников и поработать над визуализацией. А потом еще несколько раз повторить все описанное выше, если менеджменту потребуется анализ показателей в других разрезах. Excel помогает, но его возможности не бесконечны. На смену Excel пришли системы Business Intelligence, стремительно набирающие популярность в компаниях различных размеров и в различных индустриях. Наиболее трудоемкой частью работы будет описание необходимых показателей, методики их расчета и источников данных. Затем для каждого показателя определяются адресаты и аналитические признаки. И в конце формируется дизайн отдельных экранов. Далее надо настроить дашборды (визуальные панели индикаторов) для менеджмента. По нашему опыту, компании чаще всего настраивают дашборды для контроля в реальном времени дебиторской задолженности, выполнения бюджетных целей по доходам и расходам, мониторинга остатков на банковских счетах и др.
3. Прогнозирование платежных событий. Здесь используются самообучающиеся модели (machine learning). Пример: прогноз поступлений денежных средств от розничных продаж, прогнозирование платежной дисциплины контрагентов и вероятности дефолта. Такие модели способны быстро анализировать сотни факторов. Например, в качестве исходных данных для прогнозирования учитывается история продаж, сезонность, географическое положение, индустриальные индексы и погодные факторы. Платформы, на которых выстраиваются такие модели, находятся в свободном доступе. Чтобы успешно внедрить такое решение в своей компании, потребуется специалист, способный работать, например, с языком Python. Также потребуется человек, который грамотно сформулирует для программиста задачу.
4. Документооборот с контрагентами. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) не новая технология, но входит в обиход медленно. Пока ЭЦП массово применяются в коммуникациях с государственными органами. Бухгалтеры уже привыкли подписывать ЭЦП налоговые декларации. Однако ЭЦП эффективна и в операционной деятельности, в общении с контрагентами. В компании не только снижается расход бумаги, но и ускоряется оборачиваемость дебиторской задолженности. Кроме того, ЭЦП можно использовать для юридически значимого внутреннего документооборота. Например, для согласования авансовых отчетов.
Цена сертификата электронной подписи на одного сотрудника исчисляется несколькими тысячами рублей в год, а стоимость внедрения электронного документооборота на предприятии будет зависеть от количества типов операций и систем, на базе которых этот документооборот будет реализован.
Таким образом, цифровизация финотделов и бухгалтерий может быть недорогой и реальной затеей – при наличии правильных людей, правильных целей и правильной стратегии.
